Secretaresse Raad van Bestuur

Fiona en Marée
Recruitment
werkenbij@gelre.nl en 055-5811170

Je kunt ook contact openen met het bestuurssecretariaat en je vragen direct aan hen stellen.
06-25517074 of 06-21441500

Het bestuurssecretariaat ondersteunt de Raad van Bestuur en andere bestuursorganen van het ziekenhuis. De afdeling speelt een centrale rol in het organiseren en coördineren van bestuurlijke processen, het voorbereiden van vergaderingen en het bewaken van afspraken en besluitvorming. We zorgen voor duidelijke communicatie, zorgvuldige documentatie en een efficiënte planning, zodat de organisatie optimaal kan functioneren. Ons werk vraagt precisie, verantwoordelijkheid en een collegiale houding, met oog voor zowel mensen als processen.

Jouw hoofdtaak bestaat uit het ondersteunen van één lid van de Raad van Bestuur (RvB). Voor de RvB is het van groot belang een fijne werkrelatie met jou te hebben waarop zij kunnen bouwen en vertrouwen.Je bent resultaatgericht en een sparringpartner met een warme persoonlijkheid. Je beschikt over uitstekende communicatieve vaardigheden en je voert je signaalfunctie integer en discreet uit, waardoor je een schakel tussen de organisatie en de RvB kunt zijn. Onder andere hierdoor stel je de RvB in staat de verbinding met de organisatie en haar medewerkers te behouden. Je hebt je eigen taken en verantwoordelijkheden en door een dagelijks goede onderlinge afstemming met je andere 2 collega’s vervangen jullie elkaar moeiteloos. Samen zorgen jullie ervoor dat de dag van onze bestuurders efficiënt en soepel verloopt.

De werkzaamheden:

• Complex agendabeheer: urgentie en prioriteiten stellen bij aanvragen voor een afspraak, anticiperen op gemaakte afspraken (verkrijgen van informatie en zorgdragen voor de nakoming van gemaakte afspraken);
• Afhandelen van inkomende en uitgaande correspondentie;
• Beheren algemene mailbox secretariaat RvB en monitoren mailbox van jouw RvB lid;
• Voorbereiden en plannen van vergaderingen: zorgdragen voor alle benodigde stukken zoals agenda (het doen van agendavoorstellen), het voorbereiden/uitwerken van documenten en presentaties en het regelen van facilitaire zaken hiervoor;
• Het notuleren van vergaderingen van de Raad van Toezicht, waaronder ook de vergaderingen van de Auditcommissie: het maken van verslagen met actie- en besluitenlijsten en de opvolging daarvan monitoren;
• Beheren en bewaken van (persoonlijke) dossiers;
• Eerste aanspreekpunt zijn bij vragen en andersoortige situaties, terugkoppeling naar de (secretaris) Raad van Bestuur;
• Bijdragen aan een goed en efficiënt functionerend bestuurssecretariaat.

• Uitstekende communicatieve vaardigheden zijn een must gezien jouw vele in- en externe contacten, waarbij integriteit in jouw manier van werken absoluut niet mag ontbreken. Gevoel voor onderliggende verhoudingen is hierbij essentieel;
• Organisatiesensitief en bewust zijn van de verschillende belangen van de vele stakeholders is in de samenwerking met de diverse disciplines een must;
• Je moet in staat zijn om in acute situaties snel en correct te handelen. Contact met betrokkenen vraagt in dergelijke situaties om snelheid en tact;
• Prioriteiten kunnen stellen en stressbesteding zijn en met regelmaat overleggen met jouw collega-secretaresses; om met elkaar tijdig te kunnen anticiperen op piek- en stressmomenten;
• Vermogen om goed vooruit te denken en te plannen, secuur te werken en snel te schakelen tussen diverse werkzaamheden en processen;
• Vakinhoudelijk betrokken willen zijn; op de hoogte zijn van de werkzaamheden van het bestuur door het lezen van e-mails, notities e.d.;
• Je staat bekend als doortastend en flexibel. Uiteraard ben je zelfstandig, proactief, klantvriendelijk, ordelijk, representatief en kun je werken met een hoge “storingsfactor”;
• Je hebt een beroepsopleiding voor directiesecretaresse succesvol afgerond en hebt ruime werkervaring als zelfstandig werkend secretaresse op directie- of bestuursniveau;
• Een hbo werk- en denkniveau is een vereiste. Bij voorkeur door opleiding én werkervaring behaald.

Je bent een daadkrachtig persoon met een flexibele instelling en bent bereid, op het moment dat dit nodig is, op andere dagen dan je vaste werkdagen of buiten kantoortijden te werken. De collega’s van het secretariaat werken nauw samen en nemen elkaar waar op parttime dagen en in vakanties.

• Wij bieden je een zelfstandige, verantwoordelijke en uitdagende functie voor 24 uur per week binnen een boeiende en dynamische ziekenhuisomgeving;
• Deze functie wordt marktconform beloond en is gewaardeerd in FWG schaal 50 (max €4.818,- op basis van 36 uur);
• Gezien het secretariaat RvB fungeert als eerste aanspreekpunt en visitekaartje van de Raad van Bestuur is het in deze functie niet mogelijk om thuis te werken;
• Uitstekende arbeidsvoorwaarden, zoals een ruime vakantieregeling, een eindejaarsuitkering en vakantiebijslag van 8,33%, en een fiscaal aantrekkelijk meerkeuzesysteem;
• Je werkt zowel in Apeldoorn als in Zutphen, waarbij Apeldoorn je standplaats is;
• We vinden het belangrijk dat je qua werk/privé goed in balans bent. Daarom houden wij zoveel mogelijk rekening met de wensen die je hebt ten aanzien van je werktijden;
• Een inspirerende werkomgeving in Apeldoorn op de groene Veluwe en in de historische Hanzestad Zutphen.

Ben je enthousiast geworden? Solliciteer dan zo snel mogelijk.
Acquisitie naar aanleiding van deze vacature wordt niet op prijs gesteld.

Het sollicitatieproces. Zo verloopt het solliciteren via Gelre ziekenhuizen.

Gelre ziekenhuizen is een topklinisch STZ-ziekenhuis dat bouwt aan de toekomst. We onderscheiden ons door de voorhoede positie te kiezen met patiëntgericht wetenschappelijk onderzoek, topklinische zorg en het opleiden van zorgprofessionals. Bij ons krijg je de ruimte om je te ontwikkelen. Wat ons kenmerkt zijn korte lijnen in de samenwerking, de prettige leer- en werkomgeving en open en gemoedelijke sfeer. Met meer dan 3.100 betrokken collega’s zetten wij ons elke dag in om patiënten persoonlijke en hoogwaardige medisch specialistische zorg te bieden. Vanuit onze kernwaarden persoonlijk, verbindend, energiek en ondernemend maken we het verschil voor onze patiënten én voor elkaar.

Wil jij werken in het hart van de zorg?
Kom dan naar Gelre en ervaar zelf wat de kracht van samen betekent. We hebben ziekenhuislocaties in Apeldoorn en Zutphen, buitenpoliklinieken in Epe en Lochem en een Diagnostisch Centrum in Apeldoorn.

Stel ze aan onze recruiters Fiona en Marée.